회사 업무의 핵심, 그룹웨어 전자결재 기안 작성법 함께 살펴볼까요?

결재기안은 업무상 필요한 행위 또는 문서를 공식적으로 승인받기 위해 제출하는 절차입니다. 전자결재를 활용하면 효율적인 업무 처리가 가능해요.

전자결재 시스템을 활용하면 효율적인 업무 처리가 가능합니다.
오늘은 그룹웨어에서 결재기안서를 작성하고, 결재라인을 지정하여 문서를 승인받는 방법을 정리해보겠습니다. 결재 승인 프로세스를 빠르게 진행하려면 정확한 문서 작성과 올바른 결재라인 설정이 중요합니다.

이 가이드를 따라 하면 결재기안이 더 쉬워집니다! 😊

결재기안이란?

결재기안은 업무상 필요한 행위 또는 문서를 공식적으로 승인받기 위해 제출하는 절차입니다.

구매 요청서 (구매 관련 결재)
교육훈련 계획서 (교육 관련 결재)
출장 및 외근 신청서
OT 및 특근 사전 신청서
기타 회사 운영과 관련된 보고서

📌 TIP⠀결재 문서의 종류에 따라 양식을 올바르게 선택하는 것이 중요합니다!

전자결재 기안 방법

그룹웨어 > 전자결재 > 기안하기 메뉴에서 유형별 분류된 결재 양식을 선택 후 “기안하기” 버튼을 클릭합니다.

📌 TIP⠀최상단 메뉴의 “바로가기”에서 즐겨찾기 설정해 놓으면 빠르게 접근 가능해요.

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결재 양식을 선택하면 양식명, 전결여부, 1인결재여부 등 해당 양식에 대한 설명과 요건들이 나오는데 잘 인지한 후, 기안을 진행하세요.

결재 문서 내용을 작성하기

위의 양식 선택 후 “기안하기” 버튼을 클릭하면 해당 양식의 기안기가 나타납니다.

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결재 양식은 크게 두 분류로 나뉘어요.
아래 스크린샷과 같은 일반적인 편집 양식과 합계 및 곱셈 등 계산식을 넣을 수 있는 엑셀 편집 양식이 있습니다. 업무 유형에 맞게 관리자가 양식을 관리/등록할 수 있습니다.

아래 항목에 따라 설명에 맞게 양식을 기입합니다.

문서번호 – 문서고유번호 (기본 설정)
기안일시 – 작성 날짜 (기본 설정)
기안부서 – 본인이 속한 부서 (기본 설정)
기안자 – 작성자 (기본 설정)
보존연한 – 문서 보관 기간 (기본 설정)
기록물철 – 본 문서의 분류 철 (기본 설정)
참조문서 – 본 결재와 연관이 있는 결재 문서들 선택
문서제목 – 승인 받고자 하는 문서의 핵심 제목
첨부파일 – 관련 파일들 업로드
기안의견 – 상신 시 승인자에게 전달할 의견
문서본문 – 본 결재의 양식에 맞게 관련 내용 기입 및 항목들 선택

📌 TIP⠀제목은 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 작성하세요.
📌 TIP⠀본문은 양식에 맞춰서 명확한 목적과 내용을 입력하여 승인자에게 알리세요.
📌 TIP⠀결재에 대한 본인 의견을 첨언하고 싶다면, 기안의견을 활용하세요.

결재라인 설정하기

문서 작성이 끝나면 결재라인을 설정해야 합니다.

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결재라인에서 결재, 협조, 합의, 수신, 참조 등 결재 유형별 명칭은 당연히 변경할 수 있어요. 또한, 우리 회사에서만 사용하는 유형만 지정할 수도 있어요.

결재라인을 설정하는 화면은 아주 직관적이에요.

좌측 상단의 조직도에서 부서를 클릭하면 하단에 해당 부서원들이 나열됩니다.
해당 부서원들 리스트에서 결재, 협조, 합의, 수신 등을 클릭하면 우측 라인 리스트에 설정이 됩니다.
우측의 설정된 라인을 검토 후 “반영”을 클릭하면 결재라인이 만들어집니다.

📌 TIP⠀자주 사용하는 결재라인은 “결재라인저장”을 통해 저장한 후 불러와서 사용할 수 있어요.
📌 TIP⠀문서별 결재 프로세스에 따라 결재, 협조, 수신을 구분하여 지정하세요.
📌 TIP⠀결재 프로세스를 효율적으로 진행하려면, 불필요한 협조자나 참조자는 제외하세요.